Резервы для повышения эффективности ТЦ в кризис

Автоматизация позволяет экономить время, деньги, эмоции и поднять качество управления на новый уровень.

«Повышение эффективности процессов» - словосочетание, которое выучили все менеджеры, в том числе в арендном бизнесе. В большинстве случаев под этим понимаются такие темы, как повышение эффективности сдачи в аренду, создание новых услуг для арендаторов, нахождения новых форм дополнительных доходов. Но создание чего-то нового всегда сопряжено со значительными затратами или рисками.

В то же время, значительный потенциал для роста может скрываться в, казалось бы, привычных и простых вещах. Например, больших результатов можно добиться, приведя в порядок и автоматизировав основные доходные процессы.

Единая база данных

Простой пример - в большинстве случаев для систематизации хранения разрозненных файлов выделяется отдельный сервер, к которому обеспечивается удаленный доступ персонала. Информация имеет структуру, соблюдение которой зависит во многом от самих сотрудников. При таком подходе данные часто разрозненны, не полны, не актуальны, могут быть случайно удалены без возможности восстановления. К тому же для поддержания хоть какого-то порядка требуется постоянный контроль и затраты на IT-поддержку.

Некоторые компании находят выход в современных, дорогостоящих корпоративных решениях или разработке собственных систем, что тоже недешево. Но можно воспользоваться бюджетными решениями, доступными практически любому торговому центру, например, REMS Lite.

В итоге руководство и сотрудники получают доступ к актуальным, точным и полным данным в режиме 24/7. Если объектов в управлении много, то каждый менеджер будет иметь доступ только к своим объектам, арендаторам, договорам, интерактивным поэтажным планам, истории переговоров. Это снижает риски человеческого фактора, риски неоправданных потерь и издержек, повышает уровень контроля бизнеса.

Контроль событий, процессов

Существует два основных подхода решения проблем: первый - появилась проблема, начинаем думать, как ее решать; второй – делаем все, чтобы проблема не возникала.

Даже если у сотрудников отличная память, есть риск пропустить важную дату. Последствия могут быть значительными, от несвоевременно проведенной индексации ставки аренды до штрафов, например, за несвоевременную передачу показаний счетчика электроэнергии.

Выходом в этой ситуации может стать использование современных инструментов по снижению подобных рисков. Например, завести себе автоматическую систему напоминаний о пролонгации, индексации и других ключевых датах по всем договорам аренды. Система все помнит, у нее не бывает плохого настроения, система не болеет, если задача не отмечена как решенная, система покажет ее в календаре, в графике событий.

Актуальные поэтажные планы

Поэтажный план в арендном бизнесе - рабочий инструмент менеджера, подспорье в анализе ситуации и особенно в переговорах. Весь вопрос, насколько этот инструмент удобен? Обычно, для редактирования поэтажных планов требуются специально обученные специалисты, а само редактирования занимает слишком много времени. В переговорном процессе точные планы с информацией о ставках, параметрах помещений, проходимости места и других данных позволят иметь все аргументы для успешных переговоров.

Если используемая система автоматизации поддерживает интерактивные планы, то менеджер всегда будет иметь наглядную картинку о свободных и занятых помещениях, текущих и желаемых ставках, арендаторах и договорах по клику. В современных системах, как REMS Lite для редактирования плана не требуется знаний специальных графических программ, это может делать любой сотрудник.

Счета и управление задолженностью

По оценочным данным примерно 6% счетов в арендном бизнесе могут выставляться некорректно или несвоевременно, а около 2% вообще не выставляться. Причины могут быть разными: не знали, забыли и прочее.

Потери, связанные с подобными ситуациями каждый легко может подсчитать применительно к своему бизнесу и в абсолютных цифрах. Например, во сколько обойдется несвоевременно проведенная индексация ставки аренды крупному арендатору? Или время, потраченное на погашение образовавшейся задолженности?

Процент ошибок в каждой компании разный, но ошибаются все, кто не имеет современных инструментов обмена информацией между подразделениями и инструментов контроля выставленных и оплаченных счетов. И если подсчитать потери, связанные с наступлением рисков, автоматизация процессов становиться очень привлекательной перспективой.

Отчетность

Отчетность – основной инструмент, позволяющий следить за состоянием бизнеса, от его точности и удобства зависит результат принимаемых управленческих решений.

Обычная ситуация, когда с момента запроса отчета до его получения проходит от нескольких часов до нескольких дней, после чего происходит процедура проверки и корректировки.

Другое дело, когда ожидание актуального на текущую дату отчета занимает всего несколько секунд или минут, в зависимости от объемов запрашиваемых данных. При этом непосредственный контакт заказчика отчета и менеджера по аренде не требуется вовсе, руководству достаточно просто нажать на кнопку и получить результат.

Результаты автоматизации

Даже приведенных примеров достаточно чтобы понять, что потенциал для повышения эффективности в обычном торговом центре достаточно велик. Автоматизация позволяет экономить время, деньги, эмоции и поднять качество управления на новый уровень. Причем первых результатов не нужно ждать долго, они обычно появляются уже через неделю использования системы.

Читайте новости, комментарии экспертов и эксклюзивные материалы в Telegram-канале Моллы.ру.